RODO

RODO jest kluczowym instrumentem prawnym w dziedzinie ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej, a jego celem jest zapewnienie większej ochrony prywatności i danych osobowych obywateli UE. Rozporządzenie narzuca szereg wymogów i zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych przez podmioty, w tym firmy, instytucje publiczne czy organizacje non-profit.

Usługi związane z ochroną danych osobowych zgodnie z RODO to kompleksowe podejście, które skupia się na zapewnieniu pełnej zgodności z przepisami prawa oraz skutecznym zabezpieczeniu danych osobowych Państwa organizacji. Nasz zespół ekspertów doskonale rozumie złożoność wymagań RODO i jest gotowy zapewnić wsparcie na każdym etapie procesu dostosowania się do tych przepisów.

1. Usługi doradcze

• Przeprowadzenie analizy ryzyka procesów przetwarzania danych osobowych wraz z przekazaniem raportu poaudytowego oraz planem postępowania z ryzykiem;
• doradztwo przy przetwarzaniu danych dla celów stworzenia oraz rozwoju nowych rozwiązań technologicznych, a także nowatorskich projektów (start-upów) obejmujących min. wykorzystanie baz danych, biometrię, szyfrowanie danych, profilowanie;
• pomoc w zakresie przetwarzania danych osobowych przy użyciu rozwiązań chmurowych;
• opiniowanie możliwości wykorzystywania aplikacji, systemów oraz innych technologii służących do przetwarzania danych w świetle przepisów o ochronie danych osobowych;
• wykonanie pre-DPIA (weryfikacja podlegania obowiązkowi wykonania oceny skutków) oraz oceny skutków dla czynności przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• opiniowanie planowanych przez Klienta rozwiązań i projektów w zakresie zgodności z przepisami prawa ochrony danych osobowych (Privacy by Design i Privacy by Default);
• ocena wpływu transferu danych na prawa i wolności osób fizycznych (Transfer Impact Assessment – TIA) w celu oceny ryzyka związanego z przekazywaniem danych osobowych do państwa trzeciego;
• opracowywanie Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz Rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania;
• wykonywanie testów równowagi w celu ustalenia, czy możliwe jest przetwarzanie danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• współpraca z organem nadzorczym oraz pełnienie punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• ocena strony internetowej Administratora danych wraz z przygotowaniem niezbędnej dokumentacji np. treści Polityki prywatności i plików cookies, obowiązków informacyjnych, zgód na przetwarzanie danych osobowych;
• ocena stron www sklepów internetowych Klienta wraz z przygotowaniem raportu poaudytowego oraz dokumentacji np. w postaci Regulaminu serwisu;
• wsparcie w ramach przetwarzania danych osobowych w e-commerce - analiza zasady wykorzystania cookies i innych technologii;
• doradztwo przy tworzeniu strategii marketingowej w zakresie przetwarzania danych osobowych;
• ocena relacji podmiotów gospodarczych w ramach funkcjonowania Grupy Kapitałowej, w tym przygotowywanie umów powierzenia, udostępnienia danych, współadministrowania, transgranicznego przekazywania danych;
• wsparcie w przygotowaniu odpowiedzi na żądania podmiotów danych;
• przeprowadzane okresowych planowych i doraźnych audytów w podmiotach, którym Klienci powierzyli przetwarzanie danych osobowych;
• konsultacje i wsparcie merytoryczne z zakresu ochrony danych osobowych;
• opracowywanie niezbędnej dokumentacji wymaganej na gruncie obowiązującego prawodawstwa, w tym np. pracy zdalnej, badania trzeźwości, zgłaszania nieprawidłowości w zakresie Sygnalistów itp.

2. Audyt zgodności z RODO

Etap O: Weryfikacja stopnia wdrożenia przez Administratora systemu ochrony danych osobowych, w tym m.in:

• przegląd Polityki Ochrony Danych Osobowych;
• przegląd procedur, regulaminów, innych wewnętrznych regulacji w kontekście wymagań, określonych w obowiązujących przepisach prawa z zakresu ochrony danych osobowych (zarówno RODO, jak i przepisach branżowych);
• weryfikacja umów powierzenia przetwarzania danych osobowych; umów dotyczących udostępniania danych, umów o współadministrowanie danymi osobowymi;
• przegląd wydawanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń o zachowaniu poufności;
• weryfikacja treści Polityki prywatności i plików cookies, regulaminów oraz innych dokumentów, zamieszczonych na stronie internetowej Administratora;
• przegląd przeprowadzonej przez Administratora analizy ryzyka procesów przetwarzania danych;
• weryfikacja treści rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych;
• przegląd treści rejestru naruszeń, incydentów danych osobowych;
• przegląd stosowanych przez Administratora treści klauzul obowiązków informacyjnych oraz zgód pod kątem przepisów RODO;
• weryfikacja wykonanej przez Administratora oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

Etap I: Analiza formalno-prawna procesów przetwarzania danych osobowych:

• spotkanie otwierające dla przedstawicieli poszczególnych komórek organizacyjnych Administratora/właścicieli procesów;
• identyfikacja procesów, czynności przetwarzania danych osobowych, w tym podmiotów danych oraz zakresu przetwarzanych danych osobowych;
• weryfikacja przesłanek, legalizujących proces przetwarzania danych osobowych;
• weryfikacja celów przetwarzania danych osobowych; weryfikacja źródeł przetwarzanych danych;
• weryfikacja retencji danych osobowych;
• weryfikacja form przetwarzanych w organizacji danych osobowych;
• weryfikacja Odbiorców danych osobowych, w tym m.in.: Podmiotów przetwarzających, Współadministratorów;
• weryfikacja transferu danych do kraju trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• wizja lokalna obszaru przetwarzania danych osobowych pod kątem stosowania zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych.

Etap II: Audyt IT:

• ocena obowiązków osób odpowiedzialnych za właściwe działanie oraz bezpieczeństwo infrastruktury teleinformatycznej;
• weryfikacja systemów/aplikacji, w których przetwarzane są dane osobowe pod kątem rozliczalności, poufności, integralności, pseudonimizacji, anonimizacji, szyfrowania danych osobowych;
• weryfikacja uwierzytelniania użytkowników;
• weryfikacja zabezpieczeń sieci;
• weryfikacja procesu wykonywania kopii zapasowych, ciągłości działania;
• weryfikacja stosowanego przez Administratora oprogramowania zabezpieczającego przed szkodliwym oprogramowaniem;
• weryfikacja zabezpieczania nośników wymiennych, za pośrednictwem których są przetwarzane dane osobowe;
• weryfikacja niszczenia/utylizacji nośników elektronicznych;
• weryfikacja procesu stosowania zabezpieczeń kryptograficznych;
• weryfikacja procesu serwisowania i wsparcia systemów informatycznych przez podmioty zewnętrzne, współpracujące z Administratorem;
• wizja lokalna obszaru przetwarzania danych osobowych, w tym stosowanie zabezpieczeń informatycznych np. w serwerowni;
• pobranie próbek adekwatnych do sporządzenia rzetelnej oceny przetwarzania danych osobowych w formie elektronicznej.

Etap III: Przygotowanie raportu poudytowego wraz z rekomendacjami minimalizującymi ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych, zawierającego m.in.:

• ocenę udostępnionej przez Administratora dokumentacji pod kątem kompletności i poprawności zapisów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• ocenę procesów przetwarzania danych osobowych pod kątem zgodności z przepisami prawa, w tym wskazanie niezgodności wraz z podstawą prawną oraz rekomendacjami;
• ocenę wdrożonych przez Administratora zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych;
• ocenę konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych;
• ocenę konieczności powołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych;
• wskazanie obszarów, które będą wymagały zmian zgodnie z obowiązującym prawodawstwem;
• prezentacja raportu zamykającego.

Etap IV: Analiza ryzyka dla operacji przetwarzanych danych osobowych:

• opracowanie metodyki przeprowadzonej analizy ryzyka;
• inwentaryzacja aktywów danych osobowych oraz ich właścicieli;
• wykonanie szacowania ryzyka dla identyfikowanych procesów przetwarzania danych;
• wykonanie oceny skutków operacji przetwarzania danych osobowych (DPIA);
• przygotowanie raportu poudytowego, zawierającego przedstawienie wyników szacowania i oceny ryzyka wraz z rekomendacjami oraz planu postępowania z ryzykiem;
• omówienie raportu poudytowego z Administratorem.

Etap V: Wsparcie Administratora w aktualizacji dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych:

• opracowanie dokumentacji zgodnie z rekomendacjami poaudytowymi, w tym przygotowanie m.in. Polityki Ochrony Danych Osobowych wraz z załącznikami, obowiązków informacyjnych, zgód na przetwarzanie danych osobowych, Polityki prywatności i plików cookie itp.;
• doradztwo w zakresie doboru środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

3. Szkolenia

• podstawy prawne, odnoszące się do przetwarzania danych osobowych;
• materialny i terytorialny zakres stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679;
• najważniejsze definicje, wynikające z RODO (w tym m.in. pojęcie danych osobowych, Administratora, IOD);
• przesłanki legalizujące proces przetwarzania danych osobowych;
• zasady przetwarzania danych osobowych (art. 5 RODO);
• obowiązki informacyjne oraz ich implementacja;
• warunki wyrażenia zgód na przetwarzanie danych osobowych;
• obowiązki Administratora (w tym m.in. prowadzenie dokumentacji w postaci np. Polityki Ochrony Danych Osobowych, Rejestru czynności przetwarzania, wewnętrznych procedur);
• role podmiotów w systemie ochrony danych osobowych;
• prawa osób, których dane dotyczą;
• zabezpieczenia organizacyjne i techniczne danych osobowych;
• analiza ryzyka i ocena skutków dla operacji przetwarzania danych osobowych;
• incydenty i naruszenia ochrony danych;
• ochrona danych osobowych na gruncie przepisów sektorowych, odnoszących się do prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej, w tym np. Ustawy Kodeks pracy, Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną; Ustawy Prawo telekomunikacyjne;
• kontrola funkcjonującego u Administratora systemu ochrony danych przez organ nadzorczy;
• odpowiedzialność karna Administratora danych osobowych oraz osobista Pracowników;
• omówienie wybranych decyzji organów nadzorczych UE, w tym RP.

4. OUTSOURCING FUNKCJI INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Etap I: Ocena funkcjonującego u Administratora systemu ochrony danych osobowych:

• analiza formalno-prawna oraz audyt informatyczny procesów przetwarzania danych osobowych, weryfikujący stopień wdrożenia wymagań RODO oraz przepisów sektorowych w organizacji;
• przygotowanie raportu poaudytowego ze zrealizowanych czynności, o których mowa w pkt. 1 powyżej wraz z rekomendacjami;
• wsparcie we wdrożeniu rekomendacji poaudytowych.

Etap II: Wykonywanie funkcji Inspektora Ochrony Danych:

• informowanie Administratora danych oraz Pracowników Administratora o obowiązkach, wynikających z obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych;
• monitorowanie przestrzegania RODO oraz przepisów branżowych odnoszących się do przetwarzania danych;
• szkolenia wstępne i okresowe Pracowników Administratora z zakresu wymagań dotyczących bezpiecznego przetwarzania danych;
• przeprowadzanie cyklicznych czynności sprawdzających (audytów) nadzoru w zakresie zgodności z przepisami prawa według indywidualnych ustaleń z Administratorem;
• przygotowanie oraz wsparcie we wdrożeniu działań usprawniających, w tym adekwatnych do ryzyk zabezpieczeń danych osobowych;
• współpraca z organem nadzorczym oraz pełnienie punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• bieżąca aktualizacja dokumentacji ochrony danych osobowych, w tym Polityki Ochrony Danych, procedur, regulaminów, ewidencji i rejestrów;
• opiniowanie i nadzór warunków współpracy Administratora z podmiotami zewnętrznymi pod kątem powierzenia danych osobowych, udostępniania danych, współadministrowania danymi;
• weryfikacja zgodności przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• cykliczne szacowanie ryzyka procesów przetwarzania danych osobowych oraz oceny skutków operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych (DPIA) – w przypadku wystąpienia takiej konieczności;
• ocena zdarzeń, noszących znamiona incydentów/naruszeń ochrony danych osobowych wraz z przygotowaniem treści wniosku zgłoszeniowego do PUODO, poinformowania podmiotów danych, których zdarzenie dotyczy oraz rejestru niniejszych zdarzeń;
• opiniowanie udostępnionych Inspektorowi Ochrony Danych dokumentów pod kątem zgodności z wymaganiami ochrony danych osobowych;
• opiniowanie planowanych procesów przetwarzania danych w zakresie zgodności z przepisami prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych (Privacy by Design i Privacy by Default);
• wsparcie Pracowników Administratora danych w zgłaszanych problemach, odnoszących się do przetwarzania danych osobowych.

Audyt zgodności z RODO — kompleksowa ocena i praktyczne rekomendacje od INVIRE

W obliczu rosnących wymagań prawnych i technicznych przeprowadzenie audytu zgodności z RODO to niezbędny krok dla każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe. Audyt potwierdza stan zgodności, identyfikuje luki i daje klarowny plan działań, które minimalizują ryzyko kar i incydentów naruszających prywatność. Nasz zespół ekspertów w INVIRE łączy doświadczenie w cyberbezpieczeństwie oraz zgodność z obowiązującymi przepisami, aby dostarczyć praktyczne, wykonalne rozwiązania dopasowane do specyfiki klienta.

Dlaczego audyt zgodności z RODO jest konieczny?

Brak zgodności z RODO może skutkować zarówno sankcjami finansowymi, jak i utratą zaufania klientów. Audyt zgodności z RODO pozwala ustalić, które procesy przetwarzania danych wymagają zmian, jakie zapisy polityk i umów muszą zostać zaktualizowane oraz jakie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne warto wdrożyć. 

Jak wygląda audyt zgodności z RODO w INVIRE?

Proces audytu zgodności z RODO rozpoczyna się od analizy aktualnego stanu organizacji, w tym przetwarzanych danych, obowiązujących procedur oraz dokumentacji. Na tym etapie identyfikowane są kluczowe obszary wymagające weryfikacji w kontekście zgodności z RODO oraz bezpieczeństwa informacji.

Następnie przeprowadzana jest ocena stosowanych środków technicznych i organizacyjnych, obejmująca między innymi sposób zarządzania dostępem, ochronę danych oraz funkcjonowanie systemów. W zależności od potrzeb organizacji zakres ten może zostać rozszerzony o Audyt Bezpieczeństwa IT, co pozwala uzyskać pełniejszy obraz poziomu zabezpieczeń.

Kolejnym krokiem jest analiza procesów przetwarzania danych oraz ocena zgodności z obowiązującymi regulacjami. W tym obszarze możliwe jest również uwzględnienie wymagań takich jak Audyt Zgodności z KRI, Audyt Zgodności z uKSC czy Audyt Zgodności z ISO 27001, dzięki czemu audyt może zostać dopasowany do specyfiki branży i wymagań formalnych.

Na podstawie zebranych informacji przygotowywany jest raport zawierający wykryte niezgodności, poziom ryzyka oraz konkretne rekomendacje działań naprawczych.

Co zmienia audyt zgodności z RODO w praktyce?

W wielu firmach RODO funkcjonuje „gdzieś w tle”. Są dokumenty, są procedury, ale nikt nie ma pewności, czy to faktycznie działa. Audyt zgodności z RODO od INVIRE to moment, w którym ta niepewność znika.

Zaczyna się od prostego pytania: co naprawdę dzieje się z danymi w firmie? Kto ma do nich dostęp, gdzie są przechowywane i czy są odpowiednio zabezpieczone. Już na tym etapie większość organizacji odkrywa, że część procesów działa inaczej, niż zakładano.bI to jest dobra wiadomość, bo od tego momentu można zacząć działać świadomie.

Efekt już na tym etapie jest odczuwalny — firma zaczyna mieć realną kontrolę nad danymi, zamiast działać „na wyczucie”.

Największy błąd po audycie zgodności z RODO — odkładanie zmian

Wiele firm wykonuje audyt, odbiera raport… i wraca do codziennej pracy. Problem w tym, że wtedy nic się nie zmienia.

Dlatego w INVIRE skupiamy się nie tylko na wskazaniu niezgodności, ale na tym, żeby zmiany faktycznie zostały wdrożone. Pokazujemy, które działania są kluczowe, co można zrobić od razu, a co warto rozłożyć w czasie.

Dzięki temu audyt zgodności z RODO nie kończy się na „liście problemów”, tylko zaczyna realną poprawę bezpieczeństwa informatycznego.

Oferujemy także obsługę informatyczną firm zapewniającą wdrożenie zaleceń, jak i doradztwo informatyczne dla firm w zakresie optymalizacji procesów bezpieczeństwa. Taka ścieżka gwarantuje, że rekomendacje nie pozostaną tylko na papierze.

Umów się na bezpłatną konsultację

Co daje wdrożenie zmian w praktyce?

W efekcie Audyt zgodności z RODO dostarcza mierzalnych efektów: uporządkowaną dokumentację przetwarzania, zredukowane ryzyko naruszeń danych a pracownicy wiedzą, co robić i jak reagować. Nie ma improwizacji ani działania „na wszelki wypadek”.

To może przekłożyć się na:

• mniejsze ryzyko naruszeń,
• większy spokój przy ewentualnej kontroli,
• lepszą organizację pracy,
• większe zaufanie klientów.

RODO przestaje być problemem, a zaczyna być uporządkowanym systemem.

Dlaczego warto wybrać INVIRE do audytu RODO

Jesteśmy zespołem z doświadczeniem w audytach zgodności i bezpieczeństwie informacji, realizującym projekty zarówno dla jednostek samorządowych, jak i firm komercyjnych. Nasze podejście łączy kontekst prawny z testami technicznymi — analizujemy polityki zgodności obok wyników przeglądów konfiguracji i testów penetracyjnych. Działamy zgodnie z dobrymi praktykami wdrażania standardów (m.in. przy realizacji Audyt Zgodności z ISO 27001) i potrafimy powiązać wymagania RODO z szerszymi ramami zarządzania ryzykiem, takimi jak Audyt Zgodności z KRI czy audyty uKSC. Dzięki temu klienci otrzymują spójne, wielowarstwowe rozwiązania poprawiające bezpieczeństwo i zgodność.

Skontaktuj się z nami